O nosso compromisso

A Associação Portuguesa de Facility Management (APFM) tem um firme compromisso com a privacidade e com os direitos dos titulares dos dados pessoais, atuando de acordo com as disposições constantes do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (“RGPD”) e demais legislação aplicável.

Política de privacidade

Última revisão: 24 de maio de 2018

Queremos que fique a conhecer o tratamento que a APFM faz aos dados pessoais, bem como os direitos de que goza enquanto titular dos dados.

1. Quais os dados que a APFM trata, a quem respeitam e como são recolhidos?

Um dado pessoal é qualquer informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável. É considerada identificável uma pessoa singular ou organização que possa ser identificada, direta ou indiretamente, em especial por referência a um identificador, como por exemplo um nome, um número de identificação, dados de localização, identificadores por via eletrónica ou a um ou mais elementos específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social dessa pessoa singular.

A APFM pode tratar as seguintes categorias de dados pessoais:

  1.   a) Dados de identificação (exemplo: nome, data de nascimento, sexo, contactos, dados do cartão de cidadão ou passaporte,);
    b) Dados relativos a educação e experiência profissional (exemplo: educação, qualificações);
    c) Dados profissionais (exemplo: cargo, função, descrição da função, empresa, morada do escritório);
    d) Dados de atividade profissional
  2.   e)  Dados de registo de imagem e som

São titulares de dados pessoais as pessoas singulares a quem os dados respeitam.

As categorias de dados pessoais acima indicadas podem pertencer a diferentes categorias de titulares de dados, como clientes, colaboradores de clientes (empresas) ou ex-formandos na área do Facility Management.

A APFM recolhe os dados pessoais através de vários meios e em diversos momentos, nomeadamente quando nos envia um e-mail ou responde a um convite, quando entrega o seu cartão pessoal, quando subscreve as nossas informações ou eventos, quando submete uma oferta de trabalho ou um currículo.

A APFM pode recolher os dados através de cada um dos seus websites (apfm.pt; jornadasfm.pt ou academiafm.apfm.pt) ou das suas páginas em redes sociais.

Na recolha desses dados é sempre informado do intuito de tal recolha e se autoriza expressamente a sua utilização para fins de comunicação das atividades da associação.

2. Com que finalidades e com que fundamento jurídico a APFM trata os dados pessoais?

A APFM poderá tratar os dados pessoais para as seguintes finalidades

a) Para assegurar a sua função de Associação Profissional, o que pode incluir:

  • Registo de associado
  • Presença e informação disponibilizada na Galeria de Associados
  • Informar e/ou confirmar informação sobre se determinado associado é formado ou certificado
  • Acesso a zonas reservadas, como o Quiosque
  • Comunicações com o associado, com outras partes e/ou entidades públicas.
  • Arquivo de documentação em suporte digital e em suporte físico.

b) Para Comunicações e envio de informação,

  • Corresponder aos pedidos dos subscritores da Newsletter da APFM e adequar a respetiva comunicação;
  • Envio de convocatórias para Assembleias ou outros eventos inerentes ao carácter Associativo
  • Contribuir para o desenvolvimento do sector e assumir um papel relevante na comunidade
  • Reforçar o associativismo no Facility Management e manter uma relação próxima como a rede de formandos, sejam eles ex-formandos da AcademiaFM ou de outra entidade que preste formação na área do FM

c) Para Gestão de eventos, o que inclui:

  • Comunicar a organização de eventos próprios, de outros associados ou de outras entidades ligadas à profissão do Facility Manager
  • Registo de patrocinadores, apoiantes, parceiros.
  • Registo de participantes em eventos (delegados, oradores, etc.)
  • Envio de convites para eventos e registo dos participantes nos eventos;
  • Divulgação interna e externa de eventos, incluíndo registo fotográfico e vídeo.

d) Para Faturação, que inclui:

  • Faturação e gestão de contas correntes;
  • Prestar ou solicitar informação que valide acesso a preços especiais (estatuto de estudante, membro de ordem profissional ou associação ou subscritor de serviços de entidade parceira)
  • Manutenção de arquivo de registos contabilísticos e documentação de suporte.
  • Manter um controlo de gestão eficiente e assegurar o cumprimento das obrigações legais aplicáveis.

3. Quais os prazos pelos quais mantemos os dados pessoais?

A APFM apenas guardará os seus dados durante o período que for necessário para cumprir as finalidades definidas no seu contrato com os Associados e/ou os constantes desta Política ou durante o período que seja exigido por normas legais ou regulamentares aplicáveis (conforme o mais longo).

4. A quem é que a APFM transmite os dados pessoais?

A APFM não transmite os seus dados pessoais a terceiros, exceto nos casos em que tal se revele necessário à prestação dos serviços que tenha contratado (nomeadamente serviços de formação, certificação ou gestão de eventos) ou ao cumprimento de obrigações legais a que a APFM esteja sujeita.

A partilha de dados é informada em cada situação específica, esclarendo qual a entidade, o âmbito e o propósito.

A transmissão de dados a terceiros é realizada de acordo com a legislação aplicável em matéria de proteção de dados e dentro dos limites das finalidades e fundamentos jurídicos definidos nesta Política.

A APFM pode partilhar os dados pessoais com as seguintes entidades:

  • Associações de Facility Management internacionais, parceiras da APFM
  • Autoridades públicas, no âmbito do cumprimento de obrigações legais;
  • Fornecedores de serviços que prestem serviços à APFM no âmbito das finalidades acima descritas, como, por exemplo, entidades formadoras ou certificadoras, fornecedores de TI, serviços de comunicações, empresas de comunicação e gestão de eventos.

5. Os dados pessoais estão seguros?

A APFM dentro do seu âmbito de entidade sem fins lucrativos adopta as melhores práticas em termos de gestão técnica e organizacional, de forma a proteger os dados pessoais contra a destruição, a perda, a alteração, a divulgação ou o acesso não autorizado e contra qualquer outra forma de tratamento ilícito ou abusivo.

As medidas técnicas e organizativas de segurança criadas e implementadas pela APFM são igualmente exigidas aos prestadores de serviços da APFM que possam tratar dados pessoais por sua conta.

Se tiver qualquer questão a este respeito, pretender mais detalhes sobre a nossa segurança de dados ou se tiver conhecimento de alguma situação imprópria, por favor contacte-nos para qualquer um dos canais referidos no ponto 8 em baixo.

6. Que direitos tem enquanto titular dos dados?

Enquanto titular dos dados, goza dos seguintes direitos:

Direito de acesso
A qualquer momento, poderá solicitar confirmação sobre se a APFM trata os seus dados, o acesso aos seus dados pessoais e a informações sobre o tratamento dos mesmos.

Poderá ainda obter cópia dos dados pessoais sujeitos a tratamento.

Direito à retificação
Caso os seus dados pessoais estejam incorretos ou incompletos, pode solicitar que os mesmos sejam retificados ou completados.

Direito ao esquecimento
Em determinadas situações, tem o direito de solicitar a eliminação dos seus dados pessoais.

Este direito pode ser limitado em certas situações como, por exemplo, quando o tratamento dos dados for necessário ao cumprimento de obrigações contratuais ou legais a que a APFM esteja sujeita, por lei ou por força da celebração de um contrato em vigor.

Direito à limitação do tratamento

Em certas situações, pode solicitar à APFM que limite o acesso a dados pessoais ou que suspenda as atividades de tratamento. Tal sucederá, por exemplo, nos casos em que conteste a exatidão dos seus dados pessoais, durante um período de tempo que permita à APFM verificar a sua exatidão, ou nos casos em que tiver apresentado oposição ao tratamento, até que se verifique se os interesses legítimos da APFM ou de terceiro prevalecem sobre os seus.

Direito à portabilidade dos dados

Nos casos em que o tratamento dos dados se basear num contrato em que seja parte ou no seu consentimento, pode solicitar à APFM que lhe entregue os dados que tenha fornecido num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática. Pode ainda pedir à APFM, desde que tal seja tecnicamente possível, que transmita esses dados a outros responsáveis pelo tratamento.

Direito de oposição
Quando o tratamento dos dados tenha por base o interesse legítimo da APFM ou quando o mesmo for realizado para fins diversos daqueles para os quais os dados foram recolhidos, mas que sejam compatíveis com os mesmos, tem o direito de se opor ao tratamento dos seus dados pessoais, por motivos relacionados com a sua situação particular.

A APFM deixará, nesses casos, de tratar os seus dados pessoais, a não ser que tenha razões legítimas para realizar esse tratamento e que estas que prevaleçam sobre os seus interesses.

Direito a retirar o consentimento
Nos casos em que o tratamento dos dados seja realizado com base no seu consentimento, poderá retirar o consentimento a qualquer momento.

Caso retire o seu consentimento, os seus dados pessoais deixarão de ser tratados, exceto se existir outro fundamento jurídico que permita esse tratamento.

Direito de apresentar reclamações junto da autoridade de controlo
Tem o direito de apresentar reclamações junto da autoridade de controlo competente, relativamente a matérias relacionadas com o tratamento dos seus dados pessoais.

Em Portugal, a autoridade de controlo competente é a Comissão Nacional de Proteção de Dados.

Para mais informações, aceda a www.cnpd.pt.

A APFM alerta para o facto de o exercício dos direitos acima indicados poder ser limitado em virtude da existência de direitos e liberdades de terceiros, de obrigações legais ou de confidencialidade e de interesses legítimos prevalecentes da APFM ou de terceiro.

7. Como pode exercer os seus direitos?

Pode exercer os seus direitos através de qualquer um dos seguintes canais:

E-mail: pode exercer os seus direitos através de e-mail, para o endereço privacidade@apfm.pt;

Carta: pode exercer os seus direitos através de carta, dirigida a Associação Portuguesa de Facility Management para a morada Edifício Adamastor Av. D. João II, 9 Torre B, piso 6 B 1990-077 Lisboa

8. Como nos pode contactar?

Se tiver alguma dúvida ou precisar de mais alguma informação relativamente ao tratamento dos dados pessoais ou aos direitos de que goza enquanto titular dos dados, contacte-nos através dos seguintes canais:

E-mail: para o endereço de correio eletrónico privacidade@apfm.pt

Carta: dirigida a Associação Portuguesa de Facility Management para a morada Edifício Adamastor Av. D. João II, 9, Torre B, piso 6 B 1990-077 Lisboa

9. Como pode ficar atualizado quanto ao tratamento dos dados pessoais?

A Política de Privacidade poderá ser alvo de atualizações, pelo que a APFM aconselha que consulte regularmente esta Política.